Manajemen Perkantoran: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Tips Memaksimalkannya

Manajemen Perkantoran: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Tips Memaksimalkannya

Manajemen perkantoran adalah disiplin yang berkaitan dengan pengelolaan operasional dan administratif suatu kantor atau organisasi. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas tugas-tugas administratif dalam lingkungan kantor. Manajemen perkantoran melibatkan perencanaan, organisasi, pengarahan, dan pengendalian berbagai aktivitas yang terkait dengan administrasi dan operasi kantor.
 

Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran merupakan suatu ranah pengetahuan dan praktik yang merangkum serangkaian tindakan dan strategi yang kompleks yang bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas operasi administratif dan operasional dalam suatu unit kantor, perusahaan, atau organisasi. Dalam kerangka ini, manajemen perkantoran menyangkut perumusan tujuan, struktur organisasi, alokasi sumber daya, pelaksanaan tugas-tugas harian, pemantauan kinerja, serta penyelarasan dengan visi dan misi organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan.
 

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Ahli

Di bawah ini merupakan pengertian manajemen perkantoran menurut beberapa ahli:

Arthur Grager

Arthur Grager mengungkapkan bahwa manajemen perkantoran merupakan suatu fungsi tata penyelenggaraan yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap komunikasi internal dan pelayanan waktu di dalam konteks suatu organisasi.
 

William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson memandang manajemen perkantoran sebagai cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berfokus pada tugas-tugas pelaksanaan di lingkungan perkantoran, yang harus diorganisir dan diarahkan dengan cermat untuk mencapai produktivitas dan efisiensi yang tinggi.
 

Hal Nourse

Hal Nourse menjelaskan bahwa manajemen perkantoran memiliki makna yang mencakup berbagai aspek, tidak hanya terbatas pada fungsi-fungsi umum administrasi perkantoran. Ini juga mencakup kontrol fungsional dan pengawasan administratif terhadap beragam pekerjaan yang melibatkan penggunaan dokumen tertulis.
 

George R. Terry

George R. Terry mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai rangkaian tindakan perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, dan pelaksanaan dalam lingkup pekerjaan kantor, yang bertujuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efisiensi dan efektivitas.
 

Prajudi Atmosudirjo

Prajudi Atmosudirjo melihat manajemen perkantoran sebagai penyatuan corporate management (mengenai aset, personil, dan sumber daya) dengan operation management (pekerjaan kantor) dalam upaya mencapai tujuan dan efisiensi yang diperlukan oleh kantor sebagai sebuah kesatuan organisasi.
 

Moekijat

Menurut Moekijat, manajemen perkantoran adalah penerapan prinsip-prinsip manajemen pada konteks kantor yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi serta memastikan kepuasan pegawai.
 

Rifhi Siddiq
Rifhi Siddiq menginterpretasikan manajemen perkantoran sebagai metode yang dilaksanakan dengan mempertimbangkan fungsi-fungsi manajemen yang relevan dalam mengatur pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya.
 

Millis Geoffrey

Menurut Millis Geoffrey, manajemen perkantoran merupakan seni yang membimbing personel kantor dalam memanfaatkan sarana dan lingkungan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan efisien.
 

Fungsi Manajemen Perkantoran

Fungsi manajemen perkantoran adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang dilakukan dalam mengelola dan mengoperasikan suatu kantor atau unit perkantoran dengan efisien dan efektif. Fungsi-fungsi ini membantu mencapai tujuan organisasi, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kelancaran operasi sehari-hari. Berikut adalah fungsi-fungsi manajemen perkantoran:

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran melibatkan langkah-langkah merinci tujuan organisasi dan merencanakan strategi serta taktik untuk mencapainya. Ini mencakup menetapkan prioritas, menentukan langkah-langkah tindakan, dan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu.
 

2. Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi pengorganisasian berkaitan dengan tindakan menyusun struktur organisasi yang efisien dan efektif. Ini melibatkan pembagian tanggung jawab, definisi peran, pengelompokan aktivitas, dan alokasi sumber daya untuk menciptakan kerangka kerja yang koheren.
 

3. Pelaksanaan (Executing)

Setelah merencanakan dan mengorganisasikan, tahap pelaksanaan adalah saat di mana rencana dilaksanakan. Ini mencakup mengoordinasikan anggota tim, mengarahkan pelaksanaan tugas, dan memastikan bahwa segala sesuatu berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan.
 

4. Pengawasan (Controlling)

Fungsi pengawasan adalah tindakan pemantauan kinerja dan hasil pekerjaan kantor secara terus-menerus. Ini melibatkan pengukuran terhadap tujuan yang telah ditetapkan, identifikasi deviasi atau masalah, serta pengambilan tindakan perbaikan dan korektif untuk memastikan pencapaian yang sukses.
 

5. Koordinasi

Koordinasi adalah elemen penting dalam manajemen perkantoran. Ini adalah upaya untuk menyelaraskan berbagai aktivitas dan proses dalam organisasi sehingga berjalan sejalan. Koordinasi membantu mencegah tumpang tindih, mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

 

6. Komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah pondasi dari manajemen perkantoran yang baik. Ini melibatkan pendekatan proaktif untuk memastikan aliran informasi yang lancar dan efisien di seluruh organisasi. Komunikasi yang baik mendukung pengambilan keputusan yang baik dan memastikan bahwa semua pihak terlibat terinformasi dengan baik.
 

7. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pengembangan karyawan adalah komponen penting dalam manajemen perkantoran. Ini mencakup perencanaan dan pelaksanaan pelatihan, pengembangan keterampilan, serta upaya untuk memotivasi dan memajukan anggota tim agar mencapai potensi terbaik mereka.
 

8. Manajemen Arsip dan Dokumentasi

Manajemen perkantoran juga mencakup manajemen arsip dan dokumentasi yang mencakup penyimpanan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pencarian dokumen-dokumen yang penting dalam operasi kantor. Ini memastikan bahwa informasi tersedia saat dibutuhkan dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
 

Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran adalah untuk mengelola dan mengoperasikan kantor atau unit perkantoran dengan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang optimal. Berikut adalah tujuan manajemen perkantoran:

Efisiensi Operasional yang Optimal

Salah satu tujuan inti dari manajemen perkantoran adalah mencapai efisiensi operasional yang optimal. Ini berarti mengelola dan mengorganisir aktivitas kantor sedemikian rupa sehingga sumber daya, waktu, dan energi dihabiskan secara bijak dan efisien dalam pelaksanaan tugas-tugas sehari-hari.
 

Peningkatan Produktivitas dan Kinerja Karyawan

Dalam kerangka manajemen perkantoran, meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan adalah tujuan yang tak terelakkan. Ini mencakup pengembangan keterampilan, pemberian umpan balik berkala, serta penciptaan lingkungan kerja yang mendukung agar karyawan dapat mencapai potensi mereka yang terbaik.
 

Pelayanan yang Superior dan Kepuasan Pelanggan

Menciptakan pelayanan yang superior kepada pelanggan adalah salah satu dari sejumlah prioritas utama. Manajemen perkantoran memfokuskan upaya pada memberikan pelayanan yang lebih baik dan lebih responsif, yang pada gilirannya dapat meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.
 

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi yang Teliti

Manajemen perkantoran juga memiliki tanggung jawab dalam mengelola informasi dan dokumentasi dengan teliti. Ini mencakup pendokumentasian yang akurat, penyimpanan yang terstruktur, dan akses yang mudah terhadap informasi yang diperlukan.

 

Pengembangan Sumber Daya Manusia yang Berkelanjutan

Pengembangan sumber daya manusia yang berkelanjutan adalah prioritas dalam manajemen perkantoran. Hal ini melibatkan perencanaan karir, pelatihan kontinu, dan pembinaan karyawan agar dapat berkembang dan berkontribusi secara maksimal.
 

Kepatuhan Terhadap Peraturan dan Etika Bisnis

Manajemen perkantoran memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan dan etika bisnis yang berlaku. Ini melibatkan kepatuhan terhadap hukum, standar industri, dan prinsip-prinsip etika yang mencakup hak-hak karyawan dan kewajiban kepada pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.
 

Manajemen Risiko yang Bijak

Manajemen perkantoran juga menekankan manajemen risiko yang bijak. Ini melibatkan identifikasi, evaluasi, dan mitigasi risiko-risiko yang mungkin timbul dalam operasional kantor dan mengadopsi strategi yang tepat untuk mengatasi mereka.
 

Inovasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Inovasi dan perbaikan berkelanjutan menjadi prioritas untuk memastikan bahwa organisasi tetap kompetitif. Manajemen perkantoran mendorong budaya inovasi dan perbaikan berkelanjutan dalam semua aspek operasional.
 

Pengembangan Strategi Bisnis yang Berdaya Saing

Manajemen perkantoran juga mendukung pengembangan dan pelaksanaan strategi bisnis yang berdaya saing. Ini mencakup perencanaan strategis, penelitian pasar, dan adaptasi terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis.
 

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran memiliki ruang lingkup yang luas dan terbagi menjadi enam jenis. Berikut adalah enam jenis ruang lingkup manajemen perkantoran yang dapat diidentifikasi:

1) Ruang Lingkup Kegiatan Perkantoran yang Komprehensif

Ruang lingkup manajemen perkantoran yang pertama adalah sangat komprehensif dalam mencakup semua aktivitas yang terkait dengan operasi perkantoran. Ini mencakup perencanaan strategis, taktis, dan operasional, serta pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan segala hal yang terjadi dalam kantor. Aktivitas ini dapat melibatkan berbagai departemen dan tim, dan juga mencakup interaksi dengan berbagai pemangku kepentingan internal dan eksternal.
 

2) Manajemen Sarana Pekerjaan Kantor yang Terintegrasi

Bagian kedua dari ruang lingkup ini adalah manajemen sarana pekerjaan kantor yang terintegrasi. Ini mencakup lebih dari sekadar fasilitas fisik seperti lokasi dan bangunan kantor. Ini juga mencakup peralatan teknologi, perangkat keras dan perangkat lunak, serta sistem dan infrastruktur yang mendukung efisiensi operasional. Selain itu, manajemen fasilitas juga melibatkan perawatan, pemeliharaan, dan perbaikan yang diperlukan untuk menjaga fasilitas kantor dalam kondisi yang optimal.
 

3) Pentingnya Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Selain itu, ruang lingkup ini juga menggarisbawahi pentingnya pengelolaan sumber daya manusia. Ini mencakup aspek-aspek seperti pengembangan keterampilan, pelatihan, manajemen kinerja, manajemen konflik, dan pengelolaan tim. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik adalah kunci untuk mencapai produktivitas yang tinggi dan budaya kerja yang positif di kantor.
 

4) Keberlanjutan Bisnis dan Pengembangan Strategis

Ruang lingkup manajemen perkantoran juga melibatkan perencanaan jangka panjang, pengembangan strategis, dan adaptasi terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis. Ini mencakup pengambilan keputusan strategis, analisis pasar, dan inovasi yang dapat membantu organisasi tetap kompetitif dan berkelanjutan.
 

5) Manajemen Risiko, Keamanan, dan Kepatuhan

Manajemen risiko adalah bagian penting dari ruang lingkup ini, yang mencakup identifikasi, evaluasi, dan mitigasi risiko-risiko yang mungkin timbul dalam operasi perkantoran. Selain itu, menjaga keamanan fisik dan informasi, serta mematuhi peraturan hukum dan etika bisnis, juga merupakan aspek penting dalam manajemen perkantoran.
 

 

6) Kegiatan Perkantoran

Ruang lingkup pertama dari manajemen perkantoran adalah fokus pada aktivitas yang terjadi dalam kantor. Ini mencakup perencanaan, koordinasi, dan pemantauan berbagai operasi kantor. Kegiatan di kantor dapat terjadi baik selama jam kerja maupun di luar jam kerja, dan melibatkan interaksi antara tim internal maupun dengan pihak eksternal.
 

Tips Memaksimalkan Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah bagian integral dari kesuksesan operasional kantor. Untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam manajemen perkantoran, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan:

Analisis Proses Kerja yang Ada

Pertama-tama, sangat penting untuk melakukan analisis mendalam terhadap proses kerja yang sudah ada dalam kantor Anda.

Evaluasi setiap tahap dari proses-proses tersebut dengan cermat, dari perencanaan hingga pelaksanaan, untuk menilai sejauh mana efektivitasnya.

Perhatikan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, hasil akhir dari pekerjaan tersebut, dan bagaimana anggota tim merasakan beban kerja yang ada.

Jika terdapat ketidaksesuaian antara harapan dan realitas, Anda perlu mulai melakukan evaluasi lebih dalam terhadap manajemen waktu dan proses kerja yang sudah ada.
 

Terapkan Pola Kepemimpinan yang Konsisten:

Penting untuk mengadopsi pola kepemimpinan yang konsisten dan jelas dalam kantor Anda.

Pastikan bahwa anggota tim memahami ekspektasi, peran, dan tanggung jawab mereka.

Komunikasikan secara efektif visi dan misi perusahaan, serta tujuan jangka panjang, sehingga anggota tim merasa terhubung dan termotivasi.
 

Evaluasi Peralatan dan Aplikasi Kerja:

Periksa dengan teliti semua peralatan dan aplikasi yang digunakan oleh anggota tim Anda.

Pastikan bahwa peralatan dan perangkat lunak yang digunakan efisien, sesuai dengan tugas-tugas yang diberikan, dan mampu memenuhi kebutuhan tim.

Jika terdapat kompleksitas yang tidak perlu dalam aplikasi yang digunakan, pertimbangkan untuk menyederhanakan proses kerja dan alat-alat yang ada.
 

Rancang Alur Kerja yang Jelas:

Untuk memaksimalkan manajemen perkantoran, penting untuk merancang alur kerja yang terstruktur dan mudah diikuti oleh anggota tim.

Gunakan alat seperti flowchart dan Standard Operating Procedures (SOP) untuk menggambarkan dengan jelas langkah-langkah yang harus diikuti dalam setiap tahap pekerjaan.

Hal ini akan membantu menghindari kebingungan terkait tugas dan tanggung jawab, serta meningkatkan efisiensi keseluruhan.
 

Lakukan Sharing dan Diskusi:

Selenggarakan sesi sharing dan diskusi dengan anggota tim untuk menciptakan suasana yang terbuka.

Berikan mereka kesempatan untuk berbicara tentang pengalaman mereka, masukan, dan pendapat terkait manajemen perkantoran.

Sesi seperti ini membantu mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin belum terdeteksi dan solusi yang dapat diterapkan.
 

Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan:

Setelah menerima masukan dari anggota tim, segera terapkan perubahan yang sesuai dalam manajemen perkantoran.

Pantau hasil perubahan tersebut dan lakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitasnya.

Tetap terbuka terhadap perbaikan berkelanjutan dalam upaya memaksimalkan manajemen perkantoran.

Dengan menerapkan tips-tips ini, peningkatan efisiensi dan produktivitas ini juga akan berdampak positif pada kepuasan anggota tim dan hasil kerja kantor secara keseluruhan.
 

Kesimpulan

Dari sini, kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran memegang peran penting dalam mengatur, mengoptimalkan, dan mengkoordinasikan semua aspek operasional kantor. Dengan menerapkan strategi dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran yang tepat, sebuah organisasi dapat mencapai efisiensi, produktivitas, dan efektivitas yang tinggi dalam tugas-tugas administratif dan operasionalnya.
 

Terkendala memanajemen bisnis. Coba platform Erporio yuk! Fitur-fitur di Erporio dapat membantumu untuk pengelolaan keuangan, pencatatan buku kas, pembuatan nota faktur penjualan, dan masih banyak lagi. Jadi ayo! Daftarkan bisnismu segera di ERPORIO.COM. Gratis loh!